Beleidsplan

Serve India ziet het als haar roeping om de wereld te voorzien van Gods Woord, zodat mensen door het werk van de Heilige Geest tot Christus en Zijn kerk worden gebracht.

Dit doel wil Serve India bereiken door:

1. Wereldwijd mensen in contact te brengen met Christus en Zijn Kerk door bijbelverspreiding, leesonderwijs, kinderclubs en gemeentestichting.
2. Christenen te stimuleren in hun geloofsgroei door middel van Bijbelstudie.
3. Onderwijzers/Evangelisten op te leiden tot gemeentestichters.
4. Vervolgde christenen te steunen en te bemoedigen.
5. Christenen in Nederland op te roepen tot gebed en financiële steun.

Gaat dan heen, onderwijst alle volken, hen dopend in de Naam van de Vader, en van de Zoon, en van de Heilige Geest; leert hen onderhouden alles, wat Ik u geboden heb. (Matth. 28: 19)

Wereldwijd is er een bijbeltekort van 500 miljoen. In India is een tekort van 200 miljoen Bijbels. De plannen van Serve India zijn gebaseerd op de groei van projecten op lange termijn.

Nederland – Fondsenwerving

  • Uit een presentatie van René Bekkers, die een onderzoek heeft gedaan naar fondsenwerving in 2010, blijkt dat er voldoende potentieel aanwezig is voor een fondsenwervende instelling om groei te realiseren. Het onderzoek geeft aan dat de secularisering een negatieve invloed heeft op het totaal van gevers binnen christelijk Nederland, maar dat deze negatieve factor wordt opgeheven door de vergrijzing en de stijging van het opleidingsniveau.
  • Daarnaast zien we een verschuiving van direct mail naar persoonlijk contact. Het belang van persoonlijk contact zal naar onze verwachting steeds toenemen, zowel bij grote als kleine donateurs. De donateur wenst maatwerk.
  • Serve India verwacht in de toekomst een toename van grote donateurs, dit valt samen met de ontwikkeling naar een meer persoonlijke benadering van de doelgroep.
  • Naar buiten toe moeten we nog veel aan naamsbekendheid werken. De boodschap die Serve India naar buiten brengt is eenduidig in lay-out en inhoud.
  • Het streven is ook om het donateurbestand zo breed-christelijk mogelijk te laten zijn met een nadruk op protestant. Het grootste deel zal zeer waarschijnlijk komen uit de PKN, Christelijk Gereformeerd Kerken en de Vrijgemaakt Gereformeerde Kerken, we noemen het voor het gemak het kerkelijk midden. De flanken links en rechts zullen zijn echter ook goed vertegenwoordigd zijn, waarbij de evangelische kerken iets groter zijn dan de Reformatorische Kerken.
  • Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 55% van de donateurs jonger is dan 60 jaar en bijna 75% jonger dan 70 jaar. Opvallend is dat de groep 40-49 het grootst is en ook de hoogste gemiddelde gift geeft.

2. Doelstellingen 

De doelstellingen worden bepaald voor vier gebieden binnen de organisatie namelijk; donateurs, financiën, organisatie en communicatie.

     Hoofddoelstellingen

Donateurs

–      Serve India streeft vanzelf naar meer nieuwe donateurs dan vertrekkende, om zodoende de database te stabiliseren en zo mogelijk uit te bouwen. In het zakelijk segment wil Serve India een groei naar totaal 100 gevende zakelijke donateurs.

Communicatie

–      Serve India wil een tevreden achterban door een eenduidige en gestructureerde boodschap.

Financiën

1-      Serve India streeft naar een kostenpercentage van maximaal 20% en een bestedingspercentage van minimaal 75%

Organisatie

Serve India streeft naar een prettige werkomgeving waarin gewerkt wordt aan de verbetering van processen en efficiency zodat iedere medewerker cq vrijwilliger zich kan profileren op zijn of haar gebied.

Subdoelstellingen Fondsenwerving
  • Er worden minimaal 500 nieuwe gevers geworven.
  • De nieuwe gevers zullen minstens in hetzelfde jaar 2x worden geactiveerd.
  • 15 % van de slapers ( langere tijd niet gegeven) worden gereactiveerd.
  • Het aantal incassodonateurs komt op een totaal van 100
  • Het aantal zakelijke donateurs komt op 50
Subdoelstellingen Communicatie
  • Maximaal 10 geregistreerde klachten.
  •  De gezondheid van de database verbeterd door de maandelijkse datakwaliteit controle.
  • Communicatie ligt grotendeels vast in het mediaplan dat gemaakt wordt. De mate waarin dit wordt afgehandeld geeft aan in welke mate Serve India slaagt in het uitvoeren van het mediaplan. Als aan het einde van het kwartaal alle acties zijn uitgevoerd scoren we 100%.
  •  Het streven is naar een bezoekersaantal op onze website van 250 per kwartaal.

Organisatie

Serve India streeft naar een prettige werkomgeving waarin gewerkt wordt aan de verbetering van processen en efficiency zodat iedere medewerker/vrijwilliger zich kan profileren op zijn of haar gebied.

 Subdoelstellingen
  • Minimaal 3 procesvoorstellen en besprekingen c.q. wijzigingen per kwartaal.
  • Als er personeel is aangenomen, maximaal 5 verzuimdagen per werknemer per jaar ten gevolge van ziekmelding.
  • De mate waarin een medewerker zijn of haar taken volgens de fte-verdeling binnen de begroting uitvoert. Voldoet de medewerker aan de taken en uren waarvoor hij is aangenomen.
  • Nog toevoegen, voorstellen welkom

3. Uitvoering

Bovenstaande doelstellingen zijn gebaseerd op groei van de organisatie. Om deze groei te kunnen structureren en ondersteunen zal een aantal wijzigingen en toevoegingen aan de organisatie moeten worden gedaan.

Serve India wil zich voorlopig op India richten. Op deze manier kan voor een langere periode de aandacht worden gevestigd op één gebied waardoor de communicatie herkenbaar wordt en intern iedereen met hetzelfde doel bezig is.

Een argument is dat door de vele (goede) acties voor Azië in het verleden, een mate van herkenbaarheid is ontstaan bij de donateurs.

Zakelijk

Uitbreiding van dit segment staat de komende jaren in the picture. Serve India wil dit behalen door extra personeel op dit segment.

Het aantal zakelijke donateurs moet kwalitatief en kwantitatief fors stijgen. Dit gaan we doen door bestaande donateurs te bezoeken en grotere bedragen te bedingen en de koude acquisitie weer een belangrijke rol te geven.

Verder wordt gekeken of we een zakelijk nieuwsbrief kunnen uitbrengen die voldoende informatie en gewicht heeft voor de doelgroep. Wij denken dat een goedgevende doelgroep ook een mooi product verdiend. Dit zullen we inventariseren en kan leiden tot een mooie zakelijke nieuwsbrief.

Particulier

Op uitvoerend niveau zal een mediaplan opgesteld gaan worden waarin alle uitingen en acties worden verwerkt.

 Donateurs benaderen we met onze nieuwsbrieven, website, mailings en telefonisch contact. Een idee is om een speciaal magazine uit te geven, die we naar de trouwe donateurs verzenden. Het idee is om trouwe donateurs iets mooiers te geven dan alleen de nieuwsbrief. Deels als dank, deels ook als stimulans om meer te gaan geven.

Prospects;
Nieuwe donateurs werft Serve India door middel van bijsluiters bij tijdschriften, mailings en beurzen of voorlichtingsbijeenkomsten.

Al deze activiteiten worden ondersteund door een advertentiebeleid dat zich richt op de regio’s

Mailings; Uit onderzoek blijkt dat mailings in het verleden een goede inkomstenbron zijn geweest. Al enige tijd zien we hierin verandering. De inkomsten lopen terug. De mailings moeten dus op een andere manier aangepakt worden. We willen de mailings niet puur als fondsenwervend maar ook als wervend gebruiken. Bij de mailingacties zal naast een acceptgiro ook een machtigingskaart worden meegestuurd.

Bijsluiters;
De komende tijd moet gaan blijken uit welke bladen Serve India de meeste nieuwe donateurs werft

Telemarketing;
De telefoonactie zijn in drie categorieën in te delen:

  1. Happy call: nieuwe donateurs worden bedankt.
  2. Wake-up call: slapende donateurs worden opnieuw benaderd.
  3. Investment call: relatieopbouw met bestaande donateurs.

Website;
De website is een informatiebron voor prospects en donateurs. Daarnaast is er een geef- en bestelmodule.

Beurzen en voorlichtingsbijeenkomsten;
Deze bijeenkomsten zijn gericht op het werven van nieuwe donateurs.

2. Organisatie

De uitbreiding en verbeteringen moeten verder worden uitgevoerd en verbeterd. Dit is in drie gedeelten weer te geven:

Uitbreiding personeel
Voor de toekomst zal afhankelijk van de inkomsten uitgezien gaan worden naar een externe fondsenwerver.

Verandering organisatiestructuur
De structuur zal moeten groeien vanuit de beginfase waarin we nu zitten. Er is nu door gebrek aan middelen een tekort om verdere ontwikkeling te ondersteunen. Serve India wil graag twee afdelingen. Fondsenwerving en internationale zaken. Fondsenwerving is in Nederland de hoofdactiviteit, dit krijgt op deze manier meer gewicht, zeker ook wanneer deze afdeling een eigen leiding krijgt. Door deze indeling zullen uiteindelijk 1 mens, de directeur of voorzitter, zich bezig houden met internationale zaken en ondersteuning. Het gewicht ligt echter op fondsenwerving met 2 mensen.

Meer efficiëntie in bedrijfsprocessen
Elke medewerker/vrijwilliger kan voorstellen voor proceswijzigingen indienen. Tweemaandelijks willen we deze bespreken en zo nodig invoeren.

Organogram - Serve India

 3.3 Financiën

 De plannen die voor u liggen zijn ambitieuze plannen. Hier is een risico aan verbonden. Juiste en vooral tijdige financiële rapportages zijn van uiterst belang om deze risico’s te kunnen beheersen. Hierbij horen duidelijke deadlines die ook in de uitgewerkte doelstellingen terug te vinden zijn.

 Serve India is sedert haar ontstaan in 2008 aangemerkt als ANBI

Lasten
De opbouw van de lasten is als volgt. De post beheer en administratie is aan de lasten toegevoegd. Vanuit het CBF is geen richtlijn gegeven over hoe hoog de post beheer en administratie mag zijn ten opzichte van de inkomsten. Naast het fondsenwervingpercentage is er een bestedingspercentage aan toegevoegd. Dit percentage laat zien hoeveel van de totale inkomsten wordt besteed aan de doelstelling. Het verschil met voorgaande jaren ligt vooral in het feit dat er inzicht komt in de kosten die niet direct aan fondsenwerving of aan de doelstelling worden toegerekend.

De verdeelsleutels blijven bestaan. Een verdeelsleutel is een bestuursbesluit en geeft aan welk deel van de kosten van een activiteit aan de verschillende lasten worden toegerekend.

De personeelskosten worden ook toegerekend aan de drie lastensoorten. Deze toerekening gebeurt op basis van de urenadministratie.

Besteed aan doelstelling
Besteed aan de doelstelling bestaat voor Serve India uit vier onderdelen.

  •  Projecten Serve India

S.I wil minimaal een gelijk deel van het totale budget afdragen aan projecten. Het overige is voor projectbegeleiding, voorlichting en fondsenwerving voor S.I. projecten.

  •  Projectbegeleiding

Deze post wordt steeds groter en bevat de kosten die worden gemaakt voor begeleiding, coaching en aansturing van de onderwijs en zendings-projecten in India alsook bezoek aan projecten en internationaal overleg.

  • Voorlichting

De activiteiten die Serve India in Nederland ontplooid zijn voor een deel als voorlichting aan te merken, zie verdeelsleutels.

 Werving baten

De kosten die Serve India maakt voor de activiteiten in Nederland worden door middel van de verdeelsleutels en de urenadministratie toegerekend aan de kosten voor werving van baten. Dit mag maximaal 25% zijn.

De kosten voor fondsenwerving mogen ook maximaal 25% zijn.

Beheer en administratie

De kosten voor beheer en administratie is een nieuwe post. De nieuwe richtlijn geeft aan dat dit kosten zijn die de organisatie maakt in het kader van de (interne) beheersing en administratievoering en niet wordt toegerekend aan de doelstelling of werving van baten. Deze kosten werden voorheen door middel van opslag aan doelstelling of werving baten toegerekend maar staan nu apart. Deze kosten omvatten personeelskosten, beleidskosten en andere administratieve handelingen.

Ook wordt een deel van de huisvesting en kantoorbenodigdheden toegerekend aan beheer en administratie.

Verdeelsleutels

De lasten van de diverse acties ten behoeve van communicatie en fondsenwerving worden verdeeld over voorlichting (VRL), fondsenwerving (FW) en beheer en administratie (BA).

Advertenties

Percentages: Voorlichting 100%, Fondsenwerving 0%, Beheer en administratie 0%

Nieuwsbrief

Percentages: Voorlichting 60%, Fondsenwerving 40%, Beheer en administratie 0%

Mailings

Percentages: Voorlichting 0%, Fondsenwerving 100%, Beheer en administratie 0%

Beurzen

Percentages: Voorlichting 80%, Fondsenwerving 20%, Beheer en administratie 0%

Bijsluiters

Percentages: Voorlichting 60%, Fondsenwerving 40%, Beheer en administratie 20%

Website

Percentages: Voorlichting 60%, Fondsenwerving 20%, Beheer en administratie 20%

Brochures en folders

Percentages: Voorlichting 100%, Fondsenwerving 0%, Beheer en administratie 0%

Telemarketing

Percentages: Voorlichting 40%, Fondsenwerving 50%, Beheer en administratie 10%

Zakelijke Vrienden

Percentages: Voorlichting 40%, Fondsenwerving 50%, Beheer en administratie 10%

Bestuur moet deze verdeling goedkeuren middels een ondertekening.

Rapportage

Serve India stelt zich voor regelmatig een managementrapportage op te stellen op basis van de doelstellingen die in dit plan zijn genoemd. Op de punten waar het bestuur wenst kan meer toelichting worden gegeven.